Dokumendiregister

Avalik teave, dokumendiregister ja selle kasutajajuhend

Avalik teave on mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites.

Avaliku teabe mõiste määratleb Avaliku teabe seadus

Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused, avalik-õiguslikud juriidilised isikud ning teised teabevaldajad on kohustatud veebilehel avalikustama asutuse dokumendiregistri,  töötulemuste ja ülesannete täitmise aruanded, andmed asutuse tellitud uurimuste ja analüüside kohta jne. Täieliku loetelu kohustuslikult avaldatavast teabest sätestab Avaliku teabe seaduse § 28. Viivitamatult tuleb avalikustada teave inimeste elu, tervist või vara või keskkonda ähvardava ohu kohta.

 

Alates 2012. aasta jaanuarist kasutab Vasalemma vald dokumentide ja kirjade registreerimiseks elektroonilist dokumendihaldusprogrammi Amphora.

Vasalemma Vallavolikogu ja Vallavalitsuse registreeritud dokumendid ja kirjad asuvad avalikus DOKUMENDIREGISTRIS.

Register on jaotatud kaheks alalõiguks: dokumendid ja kirjavahetus.

Dokumendid ja  kirjavahetus on grupeeritud nii teemade, kui ka  dokumentide loetelu alusel moodustatud kaustade järgi. Dokumente on kõige lihtsam leida kaustade järgi (dokumendiregistri avaliku vaate vasakus veerus on kõrvuti valikud: teemad ja kaustad. Valida saab ka aastat.
Dokumentide all registreeritakse:

  • vallavolikogu istungite protokollid, õigusaktid - määrused ja otsused ning alatiste komisjonide protokollid;
  • vallavalitsuse istungite protokollid, õigusaktid – määrused ja korraldused;
  • lepingud;
  • vallavanema käskkirjad.

Kui olete valinud teid huvitava kausta, siis klikkides protokolli, õigusakti vm dokumendi pealkirjal, avaneb aken, kus faili real on tekst ScannedDocument.pdf, sellel klikkides avaneb dokument pdf. failina. Avatavad on ka lisafailid.

NÄIDE:  kui olete klikanud dokumentide alalõigus Vasalemma Vallavalitsuse 25.03.2014 korraldusele, mille pealkiri on "Projekteerimistingimuste kinnitamine", avaneb teile aken, kus järgmised kirjed:

Fail k1473.pdf

Pealkiri Projekteerimistingimuste kinnitamine
Number 2-3/73
Kuupäev 25.03.2014
Tüüp Korraldus
Akti andja nimetus Vasalemma Vallavalitsus

Vastava märke puudumisel tuleb kirje: Dokument on asutusesiseseks kasutamiseks, põhjenduse ja piirangu kehtivusajaga. Piiranguga dokumendiga tutvumiseks tuleb saata teabenõue, mille vorm avaneb dokumendiregistris vastava piiranguga dokumendi juures

Kirjavahetuse all registreeritakse vallavolikogu ja vallavalitsuse kirjavahetus. Dokumendiregistri avalikus vaates on kasutuses järgmine märgistus:

Välja

  Väljaminev

Sisse

  Sissetulnud

NÄIDE: Kui olete klikanud kirjavahetuse alalõigus kaustal 12-3/389 Kirjavahetus koolide küsimustes - 01.04.2014 saabunud kirjal nr 12-3/389 pealkirjaga „Harjumaa haridusjuhtide infopäev", siis saate tutvuda kirja sisuga klikates originaalfaili real Infopäev 09.04.14.docKui saabunud kirjale koostatakse vastuskiri või saadetud kirjale saabub vastuskiri, siis on vastuskirja fail samuti avatav (v.a Avaliku teabe seadusest tulenevate piirangutega kirjad)

 

Kodanikud, kes ei leia vajalikku teavet valla koduleheküljelt ja dokumendiregistrist või soovivad juhtida millelegi olulisele tähelepanu, võivad esitada: suulise või kirjaliku teabenõude; saata selgitustaotluse või märgukirja.

 

Mis on teabenõue?Teabenõudega saab asutuselt  nõuda konkreetset dokumenti, mis on olemas.

Juhul, kui teabenõude täitmiseks tuleb teavet täiendavalt koguda ja analüüsida ning  selle alusel on vaja uus teave dokumenteerida, siis on see pöördumine selgitustaotlus ja sellele vastatakse Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seaduses ettenähtud korras.
 

Teabenõudes peab suuliselt või kirjalikult esitama järgmised andmed:teabenõudja ees- ja perekonnanimi;asutuse või juriidilise isiku nimel esitatava teabenõude puhul juriidilise isiku nimi või asutuse nimetus; teabenõudja sideandmed (posti- või elektronpostiaadress või faksi- või telefoninumber), mille kaudu teabevaldaja saaks teabe väljastada või teabenõudjaga ühendust võtta; taotletava teabe sisu või dokumendi liik, nimetus ja sisu või teabenõudjale teada olevad dokumendirekvisiidid; taotletav teabenõude täitmise viis. 
Kui taotletakse teavet, milles on taotleja või kolmandate isikute juurdepääsupiiranguga isikuandmed, peab teabevaldaja  teabenõudja isiku tuvastama.

Teabenõude täitmisest. Ametnik või töötaja peab inimest teabe saamiseks igati abistama, näiteks arusaadavalt selgitama, kus vajalik teave asub ning kuidas sellele ligi pääseda.  Kui teabenõudest ei selgu, millist teavet inimene soovib, peab ametnik teabe vajajaga ühendust võtma ja selle välja selgitama. Teabenõude peab täitma viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäevajooksul.  Kui teabenõuet ei ole võimalik teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu täita, siis teavitab teabevaldaja sellest teabenõudjat viie tööpäeva jooksul teabenõude täpsustamiseks.

 

Teabenõude menetluse tähtaegu arvestatakse  teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabevaldajal on vaja teabenõuet täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib ta teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teatab teabevaldaja teabenõudjale viie tööpäeva jooksul.

Suuliselt saab teavet, kui:soovitakse andmeid teabenõudja esitatud avalduse, märgukirja või muu taotluse menetluse kohta;soovitakse andmeid selle kohta, kas teabevaldaja valduses on teabenõudja poolt soovitud teave. Suulisel täitmisel ei ole teabenõude täitja kohustatud dokumente ette lugema.

Teabenõude täitmisest keeldumine. Teabenõude täitmisest võib ka keelduda, kuid vaid siis, kui: selleks puuduvad tehnilised võimalused; seda ei võimalda teabekandja tüüp; teabe suuliselt edastamine takistab ajalise kestuse tõttu ülemääraselt teabevaldaja põhiülesannete täitmist.

 

Osa teavet ei ole avalik, vaid piiratud juurdepääsuga teave, sh teave, mis on tunnistatud asutusesiseseks kasutamiseks  – vt Avaliku teabe seaduse (AvTs) §-d 34 ja 35

Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise keeld on reguleeritud Avaliku teabe seaduse §-s 36.